Lorsque l'on parle de télétravail ou de travail à distance, l'un de principaux avantages qui nous vient à l'esprit est la liberté de ce type de travail, celle de pouvoir vivre là où l'on le désire, de voyager à notre guise notamment grâce à la flexibilité que confère pouvoir choisir d'agencer ses heures de travail. Je suis une passionnée de sport, qui aime avant tout voyager, c'est pourquoi le travail à distance est pour moi parfaitement adapté à mon mode de vie. Cependant, il faut également noter que le télétravail suppose également plusieurs défis, et pas des moindres !
Avec la mondialisation battant son plein, la télétravail est en plein essor. Selon un étude publiée par Strategy Analytics, "Les effectifs de la main-d’œuvre mobile mondiale devraient passer de 1,52 milliard en 2017, représentant 39,3% de la main-d’œuvre mondiale, à 1,88 milliard en 2023, soit 43,3% de la main-d’œuvre mondiale." Selon le GTI (Groupe de travail international), près de 70% des travailleurs travaillent à distance au moins un jour par semaine ouvrée, tandis que 53% y consacrent la moitié de la semaine ouvrée.
Si les modèles de performance s'appliquent aussi bien aux équipes de travail classiques qu'aux équipes à distance, ceux-ci s'avèrent d'autant plus difficiles à appliquer pour ces dernières du fait de la tyrannie de la distance et des défis géographiques, culturels et linguistiques auxquels elles doivent faire face. La performance d'une équipe virtuelle relève donc avant tout de la capacité de son dirigeant à mettre en place au sein du groupe des processus qui soient à même de développer des dynamiques d'équipe vertueuses.
Culture partagée et liens d'interdépendance
La satisfaction au travail et la motivation des employés sont fonction du niveau de culture d'entreprise, laquelle joue un rôle central dans la mesure où elle conditionne la capacité d'une entreprise à assurer la fidélité et la rétention de ses employés et par conséquent son aptitude à générer de plus hauts niveaux de productivité. La culture d'entreprise permet également le développement d'un contexte partagé permettant de fomenter la confiance mutuelle et de construire des relations d'interdépendance soutenant le dialogue, le travail d'équipe et la coopération, des facteurs essentiels à la performance des équipes de travailleurs à distance.
Les dirigeants disposent de plusieurs méthodes afin de développer l’identité collective et de favoriser la compréhension mutuelle au sein de leurs équipes virtuelles. Pour insuffler une culture de la performance et donner un sens au travail, il est essentiel d'en discuter en amont avec son équipe afin que tous les membres puissent donner leur avis sur ce qui leur paraît le plus important et ce qui reflète le mieux leurs valeurs et leurs attentes en termes de culture d'équipe.
La distance sociale inhérente aux équipes virtuelles est cependant la première cause d'un manque d'identité partagée, il n'est donc pas surprenant que leurs membres rencontrent de grandes difficultés à créer un lien de confiance avec leurs collègues et en l'absence de ce lien, il sera plus difficile de résoudre d'éventuels conflits.
Par ailleurs, pour renforcer les liens d'interdépendance entre les membres distants d'une équipe de travail, il est très utile d'assigner des responsabilités partagées, de fomenter les prises décisions collectives ainsi que de diversifier les opportunités de dialogue au sein de l'équipe. Il a été en effet prouvé qu'en encourageant le partage des informations et les tâches coopératives, on bénéficie directement au développement de la mémoire transactive.
À cet effet, réunir l'ensemble de son équipe virtuelle autour d'activités de teambuilding axés sur l'esprit d'équipe trouve toute son utilité.
Parmi ce genre d'activités, le jeu The Infinite Loop proposent aux participants de porter à tour de rôle un casque à Réalité Virtuelle afin de décrire le monde virtuel dans lequel ils évoluent au reste de leurs coéquipiers chargés de trouver les solutions. L'apprentissage itératif associé à un retour d'information continu, deux éléments très souvent absents de l'environnement de travail d'un travailleur à distance, permet de développer rapidement les compétences en collaboration et communication, essentielles aux équipes virtuelles.
Integrity est un autre de ces programmes de teambuilding offrant un contexte idéal permettant d'orienter vers des comportements d'équipe plus appropriés, mais également d'examiner la culture d'entreprise, de fomenter les discussions proactives et d'accompagner les équipes dans la prise de décisions collectives à la fois cohérentes et rapides.
Un travailleur productif est avant tout un travailleur heureux. Alors que les travailleurs à distance se plaignent très souvent de travailler plus que la normale, de n'avoir aucune pause et de ne plus arriver à faire la distinction entre vie personnelle et vie professionnelle, ces questions abordées en groupe peuvent permettre d'aboutir sur des stratégies encourageant à la mise en place d'habitudes de travail plus saines. Il existe d'excellent outils pour améliorer le bien-être des travailleurs comme les applications mobiles, lesquelles ont l'avantage de pouvoir être utilisables qu'importe l'endroit et le moment. Ainsi, Meditainment Online! est une activité de méditation de pleine conscience qui a démontré ses bénéfices sur le développement et le maintien d'un esprit positif, l'amélioration du sommeil et la réduction du stress.
Malgré les difficultés inhérentes posées par la distance sociale au sein d'une équipe virtuelle, rien que le fait d'organiser une fête d'anniversaire peut servir de stratégie afin de développer un sentiment d'appartenance au groupe.
D'autre part, réunir un groupe autour d'un objectif social commun contribue à renforcer les liens interpersonnels et à fomenter une identité commune. Chez Catalyst, nous créons ainsi des activités collectives soutenant d'importantes causes sélectionnées par l'organisation d'initiatives de dons mondiale B1G1.
Communication
Le travail à distance implique également que la plupart des interactions et communications se font par téléphone ou via les technologies. Cette absence de langage corporel et de réponses immédiates exposent ce genre de communication à interprétation, entraînant confusion et même jusqu'à l'apparition de symptômes d'anxiété. En outre, parce que les équipes virtuelles sont très souvent constituées par des travailleurs issues de différentes cultures, le style d'écriture, le ton employé, voir le choix des outils de communication sont très souvent difficiles à concilier, ainsi, si l'humour ou la légèreté seront bien reçus par une culture particulière, cela ne sera pas forcément le cas pour d'autres cultures.
En revanche, en prenant le temps de laisser son équipe s'exprimer afin de connaître ses préférences en termes de communication peut considérablement aider à établir un protocole de communication efficace et à choisir les outils de communication les plus adéquates. Par exemple, en optant pour la vidéo conférence, la conversation se verra enrichie par le langage corporel, tandis qu'en élaborant des normes communes de communication, on gagnera en prédictibilité et certitude.
De nombreuses études montrent cependant que la communication en personne reste beaucoup plus efficace que la communication via les outils numériques. Par conséquent, en faisant en sorte que les travailleurs virtuels puissent se rencontrer et communiquer en personne de temps en temps, les relations gagneront en profondeur.
Quant aux dynamiques de groupe des équipes virtuelles, elles peuvent être améliorées notamment au travers de jeux d'entreprise expérientiels collectifs permettant de conférer une meilleure appréciation des différences et des forces individuelles. Par exemple, Escape the Maze, une activité de teambuilding sur tablette, est un outil à la fois divertissant et stimulant se focalisant sur l'importance des responsabilités dans les tâches collectives tout en offrant une expérience partagée.
Aujourd'hui, le phénomène des équipes virtuelles est en plein essor, mais c'est seulement en développant une culture commune à l'équipe et en multipliant les protocoles d'engagement transparents qu'elles pourront prospérer. Aussi, pour être durablement efficaces, les membres des équipes virtuelles doivent pouvoir se rencontrer en personne à intervalles réguliers, notamment lors de rencontres mobilisant des jeux expérentiels et des activités de teambuilding capables de modeler les comportements et l'esprit d'équipe.
